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Módulo 3 – Asistentes con documentos

Crear asistentes propios que responden sobre tu información

En el módulo anterior ya construiste un flujo que procesa información con IA. El siguiente paso lógico es: ¿y si en vez de un flujo fijo tengo un asistente al que puedo hacerle preguntas sobre mis propios documentos?

Eso es lo que veremos aquí: cómo crear un asistente alimentado con tu documentación, sin poner en riesgo información sensible y usando el vocabulario correcto para explicarlo dentro de tu organización.

1. Qué es un asistente con documentos (y qué no es)

Es: - Un asistente que tiene acceso a documentos que tú le indicas. - Un asistente con instrucciones de comportamiento ("responde breve", "no inventes", "cita el documento"). - Un punto único de consulta para tu equipo sobre procedimientos, políticas o proyectos.

No es: - No es un reemplazo de tu gestor documental. - No garantiza "no alucinaciones": si el documento no está, puede inventar. - No es público por defecto: depende de cómo lo compartas.

Se parece más a un documento interactivo que a un chatbot genérico.

2. Los tres constructores principales

Hoy existen varios entornos para crear asistentes con documentos sin programar. Los tres más accesibles:

Plataforma Producto Ventaja Limitación
OpenAI GPTs personalizados El más maduro, amplia base de usuarios Datos en nube de OpenAI
Anthropic Claude Projects Excelente para documentos largos, no entrena con datos Menos integraciones que OpenAI
Google Gemini Gems Integración directa con Google Workspace Menor control sobre instrucciones

Los tres funcionan con el mismo principio: subes documentos, escribes instrucciones de sistema y el asistente responde basándose en ese material.

Observación práctica

Muchos profesionales se quedan en GPTs personalizados sin saber que existen alternativas. Claude Projects, por ejemplo, permite trabajar con documentos mucho más extensos y tiene una política de privacidad más estricta: no usa tus datos para entrenar. Vale la pena probar al menos dos plataformas antes de decidir.

3. Cómo construir uno paso a paso

El flujo mental es casi siempre el mismo, independientemente de la plataforma:

Paso 1: define el propósito

Sé específico. No "un asistente de mi empresa", sino: - "Eres un asistente para el departamento de operaciones." - "Respondes preguntas sobre el manual de contratación." - "Si la información no está en los documentos, lo dices."

Paso 2: selecciona y sube los documentos

  • PDF, Word, FAQs, procedimientos.
  • Mejor pocos y relevantes que muchos y desordenados.
  • Pon nombres claros: procedimiento_vacaciones_2025.pdf, no docfinal2.pdf.

Paso 3: escribe las instrucciones del sistema

Aquí mandas tú. Un bloque que suele funcionar bien:

Rol: Eres un asistente interno para personal no técnico. Fuente: Responde únicamente con la información de los documentos proporcionados. Si falta información: Di "No está en la documentación" y sugiere el documento más cercano. Estilo: Español profesional, máximo 120 palabras, estructurado en lista corta. Seguridad: No inventes procedimientos ni datos que no estén en los documentos. Idioma: Responde siempre en el idioma de la pregunta.

Paso 4: prueba con preguntas reales

No preguntes "¿quién eres?". Pregunta lo que preguntaría tu equipo: - "¿Qué plazo tiene el cliente para reclamar?" - "¿Qué documento hay que enviar primero?" - "¿Cuál es el procedimiento de aprobación?"

Paso 5: decide cómo compartirlo

  • Solo para ti (experimentación).
  • Con el equipo (enlace interno).
  • Público (ojo: revisa qué documentos subiste).

4. Alerta de privacidad: qué no subir

Alerta de privacidad

No todo lo que tienes que consultar se puede subir a un asistente, aunque la herramienta lo permita.

Evita subir:

  • Listados con datos personales (DNI, teléfonos, direcciones).
  • Información financiera sensible de clientes.
  • Contratos con cláusulas de confidencialidad.
  • Datos de terceros que tu organización no tiene derecho a procesar fuera de su entorno.

Regla simple: si el documento no podrías enviarlo por un canal externo no controlado, no lo subas al asistente.

Además: - Revisa si el proveedor usa los datos para entrenar. Si es así y no tienes autorización, no lo subas. - Mantén una carpeta "apta para IA" con documentos ya filtrados. - Revisa las opciones de quién puede ver/usar el asistente.

5. Checklist de seguridad antes de compartir

Usa esta lista cada vez que vayas a compartir un asistente:

  • He revisado los documentos y no contienen datos sensibles.
  • El asistente tiene instrucciones claras de no inventar.
  • Indica qué hacer si la información no está.
  • Sé exactamente con quién lo voy a compartir.
  • He probado preguntas reales del equipo.
  • He documentado (aunque sea en 5 líneas) qué hace este asistente y qué documentos usa.

Si marcas todo, ya tienes algo enseñable a tu organización.

6. Errores comunes

  • "Como es mi asistente ya es seguro." → No necesariamente. Depende de cómo lo compartas y de lo que subas.
  • "Si lo subo ya está actualizado." → No. Si cambias el procedimiento, tienes que volver a subir el documento.
  • "Le puedo preguntar de cualquier tema." → Si no está en los documentos, improvisará. Por eso le decimos que diga "no está".
  • "Quiero que haga de todo." → Mezclar demasiadas funciones lo vuelve impredecible. Mejor asistentes acotados.
  • "Le paso 50 documentos para que sea completo." → Más documentos no es igual a mejor respuesta. A veces la IA se va al documento menos relevante. Empieza con poco.
  • "He subido un procedimiento interno y ahora quiero compartir el asistente públicamente." → Mala idea. Comparte solo dentro del dominio o exporta la respuesta a otro canal.

7. Cómo explicarlo al equipo técnico

Tu objetivo es también poder describir lo que has hecho con vocabulario correcto. Puedes decir algo así:

"He creado un asistente en Claude/OpenAI que responde sobre estos 3 documentos internos. El asistente tiene instrucciones de no inventar y de responder en español. De momento lo quiero compartir solo con el equipo de operaciones. Si necesitáis integrarlo con otro sistema, os paso la descripción."

Con esto el técnico ya sabe: 1. Qué herramienta es. 2. Qué fuentes tiene. 3. Qué restricciones de seguridad debe respetar. 4. Qué integración futura puede haber.

8. Cierre y aprendizajes clave

  • Ya sabes crear un asistente con tus propios documentos sin programar.
  • La parte crítica no es técnica: es selección de documentos e instrucciones claras.
  • La seguridad empieza por no subir lo que no debes y compartir solo con quien lo necesita.
  • Existen tres plataformas principales (GPTs, Claude Projects, Gemini Gems) con distintas políticas de privacidad.
  • Un asistente bien definido es una pieza clave para tu caso de uso final: puedes conectarlo con un flujo del módulo 2 y tener un circuito completo.

Resumen del módulo

Puedes crear un asistente que responda sobre documentos internos, sabes qué documentos puedes subir y cuáles no, sabes qué instrucciones darle para que no invente y sabes explicarlo dentro de la empresa.

Para profundizar

En el Módulo 4 veremos el cambio de paradigma más importante del curso: los AI coding assistants y cómo cambian lo que un profesional puede construir por sí mismo.